кейс «РОББО»: автоматизация распределения лидов в «Битрикс24»

1.

Мы подключили специального робота в "Битрикс24″, он стал распределять заявки на франшизу между менеджерами, в зависимости от действий клиента и загрузки специалиста. Например, если в "Битрикс24″ поступила новая заявка, робот определяет менеджера, который включен в работу, и автоматически назначает ему лид, если клиент выполнил определенный набор действий.

Заявки распределяются по приоритетности, чтобы минимизировать персональное общение с клиентами, которые на самом деле не заинтересованы в сделке. Чтобы заявка попала к менеджеру, потенциальный клиент сначала должен пройти несколько этапов воронки продаж, а именно: заполнить форму, пройти квиз, зарегистрироваться на вебинар или самостоятельно назначить менеджеру встречу. Если завершен только первый этап, робот не отправляет заявку менеджеру. При этом потенциальный клиент получает одно из триггерных писем, в котором компания просит его пройти оставшиеся этапы. Подробнее о цепочке электронных писем расскажем в следующих пунктах.

В результате нам удалось сэкономить сотни человеко-часов руководителей отдела продаж, которые тратились на распределение лидов, и высвободить время для более приоритетных задач.

2.

Так как сообщений в стандартном чате «Битрикс24» менеджеры «РОББО» часто не замечали, многие уведомления о новых лидах оставались без внимания и не воспринимались как сигнал к действию. Перед нами встала задача: как найти способ сообщать каждому менеджеру, что в работу поступила новая сделка. Вместо уведомлений в «Битрикс24» мы настроили бота в «Телеграме», он уведомляет сотрудников о заявках независимо от того, были они назначены вручную или автоматически.

3.

Цепочка писем — часть автоматизированного распределения заявок. Ее цель в том, чтобы потенциальный клиент совершил действие, которое его продвинет по цепочке продаж, а его заявку — к персональному рассмотрению менеджером. Так мы отсеяли людей, которые не заинтересованы во франшизе «РОББО», и заполнили заявку просто так. Мы просчитали оптимальный интервал отправки триггерных писем, учитывая характерные черты целевой аудитории так, чтобы цепочка приносила результат, но не была слишком назойливой. Как только пользователь подтверждает свою заинтересованность, выполняя рекомендованные действия из письма, его заявка автоматически назначается одному из менеджеров.

Так как клиенты заполняют заявку на английском языке, рассылку мы сделали тоже на нем. Дизайн писем сдержанный и лаконичный, перекликается с оформлением официального сайта компании, в том числе благодаря использованию фирменных цветов — зеленого и белого.

Готовые письма мы загрузили в «Битрикс24», чтобы они отправлялись потенциальному клиенту в зависимости от этапа воронки, на котором он находится. Мы подключили к «Битрикс24» сервис Unisender GO, который отправляет письма через личный домен «РОББО».

Приветственное письмо, которое приходит клиенту, когда он заполнил форму заявки. В письме компания рассказывает о шагах, которые нужно сделать, чтобы стать франчайзи, и сообщает, что следующее необходимое действие — заполнение квиза

Это триггерное письмо приходит тем пользователям, которые заполнили квиз. Компания сообщает, что заявку уже рассматривает менеджер, который свяжется с подписчиком в ближайшие 24 часа

Заявки разбирает робот, шанс, что какая-то из них окажется незамеченной, сведен к нулю.

минимизация риска потери заявок

Руководителю отдела продаж не нужно сортировать заявки вручную. Менеджеры звонят только тем клиентам, которые действительно заинтересованы во франшизе.

экономия времени руководителя и всей команды

Напоминание о заявках приходит менеджерам в «Телеграме» — это очень удобно для удаленных специалистов.

удобная система оповещения о заявках

Благодаря многоступенчатой системе обработки заявок, менеджеры могут заранее подготовиться к беседе с клиентом, что положительно сказывается на сервисе и скорости оформления франшизы.

максимум информации о клиенте до личного контакта